Las presentaciones efectivas deben ser consideradas como un mecanismo indispensable de comunicación hoy en día, que ayuda a expresar con claridad y de manera sintética, ideas o información ante una audiencia cada vez más exigente.
Más que nunca, se espera y se encarga a los profesionales de los negocios, realizar presentaciones ejecutivas con calidad. Desafortunadamente, sin la preparación adecuada de algunos expositores, éstas pueden convertirse en un dolor de cabeza para los asistentes a una reunión.
El uso de la Inteligencia Artificial puede auxiliar al orador en la organzación de información de manera lógica y coherente, sugiriendo esquemas, títulos, subtítulos y puntos clave para garantizar una narrativa clara y efectiva. Así mismo permiten resumir, reescribir o perfeccionar textos para que sean más concisos y persuasivos. Esto asegura que el mensaje sea claro y adecuado para la audiencia.
La IA, permite ajustar el nivel de complejidad y estilo de la presentación dependiendo de las características de la audiencia (expertos, principiantes, etc.), asegurando una mejor recepción del mensaje.
Finalmente, la inteligencia artificial es un gran auxiliar en la corrección ortográfica y gramatical automática, evitantdo errores comunes de dedo o redacción.
En nuestro curso de presentaciones efectivas, podemos preparar a cualquier profesional, con interés en mejorar su calidad como expositor mediante un proceso completo de cinco pasos.
- Planificar: la planificación cuidadosa es imprescindible siempre que se le invite a realizar una presentación. Es importante identificar un objetivo (por ejemplo, informar, persuadir o inspirar); así mismo detectar la audiencia y sus necesidades para establecer requisitos de presentación generales y detallados (por ejemplo, fecha, ubicación, presupuesto, limitaciones, etc.)
- Escribir: un plan establecido. Es imperativo escribir para hablar; al leer, siempre podemos volver atrás y volver a releer. En una presentación, nuestros oyentes no pueden hacer eso, por lo tanto, es importante escribir para el oído. Una buena presentación debe tener un comienzo y un cierre claro y sólido. El cuerpo de la presentación, consistirá en hechos e ideas clave con material de apoyo para reforzar su contenido. La cantidad de información que proporcione dependerá de la limitación de tiempo del discurso.Yo siempre aplico una fórmula que me ha funcionado para el diseño de contenido de una presentación de calidad: “menos es igual a mas”.
- Preparar: ahora que se ha planificado y escrito la presentación, es importante prepararse. La preparación implica ensayarla varias veces y verificar toda la información logística (por ejemplo, suministros, equipo de audio y visual, detalles de la sala de reuniones y del viaje, etc.). ¡Hay que estar siempre preparado ante la ley de Murphy!.
- Exponer: ¿A quién admiramos como orador público y cuál es su estilo? Creo que estas preguntas son importantes para desarrollar un estilo auténtico como orador. Es útil conocer las fortalezas y debilidades que uno tiene para trabajar en el desarrollo de habilidades, así como capacidad para manejar preguntas y situaciones difíciles.
- Evaluar: Es esencial evaluar el progreso; para crecer como presentador, este paso es fundamental y no debe perderse. Es fundamental aprender a recibir comentarios y críticas constructivas para discernir lo que se hizo bien y mal para reforzar conocimientos y habilidades a mejorar.
Un componente esencial en el desarrollo de una presentación, entre otros tantos como la legibilidad, la síntesis, los apoyos visuales, se encuentra el storytelling, el cual es el encargado de vestir la presentación. Una buena presentación recurre al uso de la narrativa como recurso para definir el estilo del diseño de cada diapositiva.
El storytelling no sólo debe estar inmerso en el tratamiento gráfico, sino también en el desarrollo de la narrativa que tendrá el contenido. El contenido debe estar ligado a una historia bajo un hilo conductor para que sea más fácil al espectador seguir el desarrollo del contenido.
Introducción: es el proceso en el que se induce al participante al contenido mediante enlaces que permitan establecer una relación entre el conocimiento previo que debe tener el participante con la nueva información.
Desarrollo: es el contenido vertido en la presentación que deberá ser estructurado bajo la aplicación de un concepto creativo para que el participante pueda seguir con facilidad su desarrollo. Cabe mencionar que algunos contenidos expositivos no son susceptibles de incorporarlo, debido a que su naturaleza no lo permite.
Espacios de reflexión: las nuevas generaciones de participantes tienen periodos de atención muy breves, por lo que el contenido informativo debe dosificarse utilizando dinámicas, ejemplos analogías que permitan acceder a la descripción del mensaje de manera más fácil.
Cierre: Es importante establecer un cierre después de cada tema. Hacer un resumen es oportuno porque se enfatizan cada uno de los conceptos más importantes.
A manera de conclusión, es importante destacar que cada vez que se realiza una presentación efectiva, ésta deberá elaborarse bajo un concepto creativo que le permita tener una personalidad y distinguirla de otras a través del uso de la técnica de storytelling.