Charity Canny, colaboradora de la consultoría Duarte, especialista en el tema de presentaciones, afirma que Microsoft estima que alrededor de 30 millones de presentaciones en powerpoint son creadas al día.
Powerpoint es una gran opción porque no se requiere de muchas horas de inversión para aprender a utilizarlo, pues existen plantillas compuestas de elementos editoriales necesarios como paleta de color y estilos tipográficos ideales para armar una presentación adecuada.
Con base a que powerpoint es una herramienta utilizada por la mayoría de las empresas a nivel mundial, se proponen 7 estrategias básicas para realizar presentaciones forma estética y persuasiva
- Reconocer las funciones de las herramientas para obtener una mejor experiencia de uso.
La interfaz de powerpoint está concebida desde hace algunos años con el diseño de una estructura dispuesta a través de 8 pestañas, destacando como principales las tres primeras, las cuáles controlan el mecanismo básico de operación para crear una diapositiva.
Para dominar cualquier software, se requiere de mucha práctica, por lo tanto, es importante desarrollar este hábito de forma constante. Así que lo más recomendable es incorporar el uso de powerpoint al desarrollo de materiales de capacitación o de exposición de contenidos de trabajo.
- Comprender el poder del uso de la retícula.
Para que una presentación sea considerada como estética, debe contener un ingrediente fundamental: el uso de la retícula
En términos editoriales, una retícula es la diagramación de un espacio para organizar los elementos que intervienen en una composición. Una retícula en powerpoint se compone de columnas, separación de columnas y márgenes.
Las opciones predefinidas de layout de powerpoint, contienen espacios para títulos, subtítulos o cuerpos de texto. Si es que se requiere modificar alguna de las características del layout, lo recomendable es hacerlo desde las páginas maestras (slide masters). Esta opción se encuentra ubicada en la pestaña llamada view.
Las páginas maestras replican el diseño al resto de los slides con el objetivo de que el usuario no tenga que partir de cero cada vez que tenga que realizar una diapositiva. Los parámetros del color, distribución del layout, esquema de color, etc, se mantienen y el usuario sólo tendrá que preocuparse por verter el contenido.
- Menos es mas.
Hay que recordar que una presentación en powerpoint debe ser sólo un apoyo para el ponente, por lo que la información expuesta en ella debe ser mínima, pues de esta forma el mensaje se asimilará mucho mejor.
Un slide cargado con demasiados elementos (textos, gráficas, imágenes), provocará que las personas no focalicen su atención en los puntos más importantes y su visión divague sin cesar, perdiendo por completo la atención hacia el presentador.
Otra de las recomendaciones es emplear dos fuentes tipográficas como máximo en toda la presentación; una para los títulos y otra para los cuerpos de texto; de esta manera se aminora la cantidad de distractores posibles.
- Usar imágenes con un propósito especial.
Hay que tener mucho cuidado al utilizar cualquier tipo de grafismo. En muchas ocasiones se emplea la imagen con el simple propósito de hacer más estética la presentación. Esto sin duda es un grave error.
Las imágenes deben cumplir con una función específica, según Duchastel (1979).
- Función para captar la atención
- Función explicativa
- Función retentiva
Las imágenes empleadas para captar la atención en una presentación en powerpoint son desarrolladas a partir de analogías que permiten relacionar su significado con un concepto totalmente diferente; prueba de ello es la publicidad creativa.
Las imágenes explicativas tienen el objetivo de ser un apoyo para el expositor; un ejemplo de ello son las gráficas o esquemas.
Las imágenes retentivas facilitan el proceso de memorización, tal es el caso de mapas conceptuales o mentales, que permiten la visualización de un tema a través de una relación de conceptos.
- Considerar a la audiencia.
El contenido que se incluya en la presentación debe ser lo suficientemente significativo, así que hay que tomarse el tiempo suficiente para armar el contenido tomando en cuenta las características del público objetivo al que va dirigida la presentación.
Los primeros cinco minutos de la ponencia son los más importantes; justo es el lapso de tiempo en que los participantes a una reunión deciden si van a invertir tiempo de su atención en atenderte o no. Por ello es indispensable generar una estrategia para iniciar con gran fuerza.
Cuando el expositor logra aprenderse el nombre de cada uno de los participantes, minutos después de haber iniciado la sesión, puede propiciar un enganche con la audiencia. Incluso si éste realiza preguntas en forma individual, refiriéndose al asistente por su nombre, puede despertar el sentido de alerta en el resto de la audiencia.
- Determinar un mensaje único de valor.
Además de que la presentación incluya datos interesantes e información relevante, debe abordar una idea o ideas clave que deben manifestarse en forma clara y coherente. En muchas ocasiones los expositores divagan y no concretan un mensaje único de valor
Una vez que se haya aterrizado a papel el mensaje principal, es importante asegurarse de que cada componente (imagen, textos, frases, datos duros, etc) apoyen firmemente la idea.
- Establecer una idea por cada slide
A veces la tentación de mostrar información reforzada con estadísticas, datos duros, cifras, es mucha, sin embargo es importante dosificar el contenido para exhibir una idea por pantalla.
Hay que recordar que las personas que atienden a una reunión, siempre contarán con pensamientos internos, tales como problemas de trabajo o de carácter personal, por lo que hay que ser muy eficientes en la forma en que el mensaje central se transmite, para romper estas barreras que impiden que la gente ponga el 100% de su atención.
Un layout compuesto de un título y un cuerpo de texto redactado a manera de dos o tres balazos, apoya mucho la exposición de una idea, por lo que es conveniente usar este recurso que viene incluido dentro de las opciones de diagramación.
Para concluir este tema, es muy importante acotar que la información que aparece en un slide, tal y como se revisó en cada una de las 7 estrategias propuestas, debe ser clara, precisa, fácil de leer y sobre todo, con un mensaje muy concreto, no obstante, hay otro factor a considerar: la comunicación oral; de este tema hablaremos más adelante.